W poprzednim artykule został przedstawiony cykl życia inwestycji budowlanej – od momentu podjęcia decyzji o rozpoczęciu projektu aż po jego zamknięcie. Omówiono sześć głównych faz, które strukturyzują przebieg każdej inwestycji, niezależnie od jej skali czy charakteru.

W kolejnych artykułach każda z tych faz zostanie szczegółowo przeanalizowana, z uwzględnieniem ich rzeczywistego przebiegu oraz wymagań operacyjnych. Cykl rozpoczyna się od pierwszego etapu – momentu, w którym projekt funkcjonuje jeszcze wyłącznie jako założenie inwestycyjne i podlega ocenie pod kątem zasadności realizacji.

Warunki uruchomienia inwestycji

W projektach, które się udają, sukces nigdy nie zaczyna się od placu budowy. Zaczyna się od decyzji – wyważonej, przemyślanej, podjętej w odpowiednim momencie i na podstawie danych, a nie założeń.

Wojciech Zdzieńkowski, CEO UNI-FORM

Faza wstępna to nie przygotowanie. To decyzja: czy inwestycja powinna w ogóle powstać, w jakim zakresie i na jakich warunkach. Ten etap nie służy potwierdzaniu intuicji, lecz jej weryfikacji. I choć kosztuje czas i zasoby, to właśnie on ogranicza ryzyko, że kolejne miesiące będą próbą naprawiania niejasnych początków. Na tym etapie decyzje strategiczne inwestora zaczynają podlegać weryfikacji w kontekście rzeczywistych ograniczeń i wymagań realizacyjnych.

Decyzja, która wymaga precyzji

Inicjacja ma jeden cel: umożliwić decyzję o rozpoczęciu lub zatrzymaniu projektu. Nie symboliczną, lecz operacyjną. Wymaga to zebrania podstawowych danych o celach, ograniczeniach i ryzykach inwestycji – zanim powstaną jakiekolwiek założenia projektowe.

To także moment, w którym określa się ramy przedsięwzięcia: jego cel, zakres, kluczowe ograniczenia, zaangażowane strony oraz potencjalne źródła ryzyka. Jeśli zostaną zdefiniowane zbyt ogólnie, konsekwencje będą odczuwalne na etapie planowania i realizacji – w harmonogramie, budżecie i dokumentacji.

Co musi się wydarzyć w fazie wstępnej?

Inicjacja nie jest etapem o dowolnym przebiegu. To uporządkowany ciąg działań, których kolejność i zakres determinują jakość decyzji podejmowanych na dalszych etapach projektu. Każdy z tych kroków – od określenia celu, przez identyfikację ryzyk, po weryfikację założeń – pełni funkcję kontrolną, umożliwiając weryfikację czy projekt ma realne podstawy do uruchomienia i dalszego rozwijania. W praktyce obejmuje:

  1. Zdefiniowanie celu inwestycji. Celem tego etapu jest jednoznaczne określenie, jaki efekt ma zostać osiągnięty w wyniku realizacji projektu. Cel inwestycji powinien być rozumiany zarówno jako planowany efekt użytkowy (np. budynek mieszkalny, obiekt logistyczny), jak i jako założony rezultat biznesowy – taki jak oczekiwana stopa zwrotu, horyzont komercjalizacji czy dywersyfikacja funkcjonalna aktywów. Zdefiniowanie celu nie ogranicza się do deklaracji intencji. Wymaga ustalenia, co będzie uznane za zakończoną realizację, jakie funkcje ma pełnić obiekt oraz w jakich ramach czasowych i organizacyjnych inwestycja powinna się zmieścić. Precyzyjnie sformułowany cel stanowi punkt odniesienia przy ocenie wykonalności, formułowaniu zakresu i definiowaniu wymagań dla kolejnych uczestników procesu.
  2. Określenie ograniczeń i warunków brzegowych. Każda inwestycja realizowana jest w określonym kontekście – przestrzennym, prawnym, finansowym i operacyjnym. Na etapie inicjacji konieczne jest zidentyfikowanie tych ograniczeń, które mają wpływ na zakres dopuszczalnych rozwiązań. Dotyczy to m.in. planistycznych uwarunkowań terenu, dostępności infrastruktury technicznej, ram budżetowych, założeń terminowych, oczekiwań inwestora oraz potencjalnych barier środowiskowych lub formalnych. Dopiero po określeniu tych parametrów możliwe jest świadome formułowanie zakresu inwestycji. Warunki brzegowe nie ograniczają projektu – one wyznaczają pole, w którym może być efektywnie zaprojektowany i zrealizowany.
  3. Weryfikacja interesariuszy i zależności. Inwestycja wpływa na wiele podmiotów – zarówno formalnie zaangażowanych w proces, jak i tych, których interesy zostaną pośrednio naruszone lub uruchomione. Już na etapie inicjacji należy zidentyfikować kluczowych interesariuszy oraz zrozumieć układ zależności, który może oddziaływać na przebieg projektu. Dotyczy to m.in. właścicieli i użytkowników nieruchomości, organów administracji, gestorów mediów, przyszłych użytkowników obiektu, a także stron reprezentujących interes publiczny lub środowiskowy. Wczesna weryfikacja interesariuszy pozwala przewidzieć punkty sporne, uniknąć niepotrzebnych napięć i opracować realistyczny plan komunikacji oraz decyzji administracyjnych.
  4. Wstępna analiza lokalizacji. Jeśli inwestycja dotyczy konkretnego terenu, konieczne jest rozpoznanie jego uwarunkowań jeszcze przed rozpoczęciem prac projektowych. Analiza powinna objąć status prawny nieruchomości, zapisy planistyczne, dostępność infrastruktury technicznej, istniejące ograniczenia środowiskowe oraz potencjalne ryzyka formalne. W przypadku braku jednoznacznej lokalizacji, na tym etapie należy określić kryteria, według których możliwe będzie jej późniejsze wytypowanie i ocenienie. Celem analizy nie jest potwierdzenie przyjętych założeń, lecz obiektywna weryfikacja, czy dana lokalizacja umożliwia realizację celu inwestycyjnego w zakładanym kształcie i terminie.
  5. Ocena wykonalności. Na tym etapie nie ocenia się jeszcze gotowości do realizacji, lecz możliwość osiągnięcia celu inwestycji w ramach określonych warunków. Ocena wykonalności powinna obejmować aspekty techniczne, organizacyjne, finansowe, formalnoprawne i operacyjne. W praktyce oznacza to m.in. weryfikację dostępnych zasobów, ram budżetowych, dostępności finansowania, wymaganych pozwoleń oraz zgodności projektu z obowiązującymi przepisami. Analizie podlegają też potencjalne bariery realizacyjne i stopień złożoności procesu decyzyjnego Celem jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy inwestycja – w zakładanym kształcie – może zostać zrealizowana w sposób uzasadniony i kontrolowany.
  6. Dokument rozpoczynający projekt (Project Charter). Efektem fazy decyzji inwestycyjnej powinien być spójny dokument podsumowujący wszystkie kluczowe ustalenia i wnioski. Najczęściej przyjmuje on formę karty projektu lub równoważnego opracowania, które pełni funkcję formalnego potwierdzenia gotowości do przejścia do kolejnego etapu. Dokument ten zawiera: cel inwestycji, wstępnie zdefiniowany zakres, szacunkowe ramy budżetowe, orientacyjny harmonogram, listę interesariuszy oraz identyfikację głównych ryzyk i założeń. Jego celem nie jest opisanie wszystkiego, co ma się wydarzyć – lecz zapewnienie, że dalsze działania będą prowadzone w oparciu o wspólne, przejrzyste i możliwe do zweryfikowania podstawy.

Potrzebujesz koordynacji procesu budowlanego?

Zadaj nam pytania circle arrow Porozmawiajmy circle arrow

Elastyczność przebiegu fazy inicjacji

Faza inicjacji nie jest procesem sztywno liniowym. Wyniki kolejnych analiz, takie jak ocena wykonalności, mogą wymagać powrotu do wcześniejszych etapów — na przykład do ponownego określenia celów, warunków brzegowych lub identyfikacji interesariuszy.

Takie podejście umożliwia korektę i uzupełnienie założeń na bieżąco, co zapobiega podejmowaniu decyzji na podstawie niepełnych lub nieaktualnych informacji. Dzięki temu cały proces inicjacji pozostaje otwarty na weryfikację i dostosowanie, co wzmacnia stabilność i przejrzystość projektu na dalszych etapach.

Marcin Grzelec, Investment Management Director UNI-FORM

Najczęstsze błędy i ich skutki

Faza wstępna jest często upraszczana do decyzji w stylu: „sprawdźmy, co z tego wyjdzie”. To właśnie wtedy projekt traci sterowność – zanim jeszcze formalnie się rozpocznie.

Najczęstsze błędy na tym etapie to:

  • rozpoczęcie działań bez jasno zdefiniowanego celu,
  • niedoszacowanie ograniczeń formalnych i technicznych,
  • brak rozróżnienia między zakresem inwestycji a zakresem projektu,
  • uruchomienie prac projektowych bez analizy wykonalności,
  • brak wskazania osoby odpowiedzialnej za decyzję o starcie.

Skutki tych błędów nie są widoczne od razu. Objawiają się później – w formie zmian projektowych, negocjacji z wykonawcami, przestojów, napięć między stronami i utraty kontroli nad kierunkiem projektu.

Co daje dobrze przeprowadzona faza wstępna?

Precyzyjne określenie celu, zakresu i ograniczeń tworzy warunki do racjonalnego planowania. Harmonogram i budżet są wtedy oparte na konkretnych założeniach, a nie na przybliżeniach. Można przewidzieć wymagania wobec projektantów, przygotować realne umowy, a później przeprowadzić odbiory i rozliczenia bez niejasności.

Gdy projekty rozpoczynają się w sposób ustrukturyzowany, rzadziej wymagają napraw na etapie realizacji. Nie dlatego, że są łatwiejsze. Dlatego, że zostały lepiej przygotowane.

Michał Kacprzak, Business Development Director UNI-FORM

Zamknięcie fazy wstępnej to dopiero początek

To, że projekt został uruchomiony, nie oznacza, że został zaprojektowany. Faza wstępna daje kierunek, ale nie rozwiązuje kwestii funkcjonalnych, lokalizacyjnych, planistycznych ani finansowych.

W kolejnym etapie – fazie Pre-Development – decyzja czy realizować projekt ustępuje miejsca pytaniu jak realizować go najlepiej. To moment, w którym koncepcja zderza się z rzeczywistością i trzeba podjąć pierwsze wiążące decyzje. Jeśli faza inicjacji została przeprowadzona świadomie, ta konfrontacja nie zaskakuje. Na dobrze zbudowanym początku łatwiej oprzeć całość – faza wstępna decyduje o stabilności i przejrzystości kolejnych etapów realizacji.