W poprzednim artykule omówiona została faza Pre-Development, podczas której ustalono podstawowe ramy inwestycji. W tym etapie wyznaczono lokalizację, określono funkcję obiektu oraz zdefiniowano wstępne założenia dotyczące budżetu i harmonogramu, które stanowią punkt wyjścia do kolejnych działań. 

Kolejnym etapem jest faza planowania, podczas której ustalone wcześniej założenia przechodzą w szczegółowy plan działań umożliwiający skuteczną realizację inwestycji.

Definicja i znaczenie fazy Planowania

Teraz przechodzimy do fazy Planowania, czyli kolejnego etapu procesu. To moment, w którym wszystkie dotychczasowe ustalenia przekładają się na szczegółową mapę projektu – harmonogram, budżet, strukturę zadań i podział odpowiedzialności. Planowanie jest fundamentem, który pozwala na sprawne i precyzyjne kierowanie inwestycją na każdym etapie jej przebiegu. Ten proces jest niezbędny do realizacji projektu, ponieważ to właśnie w nim definiowane są wszystkie parametry umożliwiające kontrolę przebiegu inwestycji i zarządzanie jej zasobami. 

Faza Planowania to moment, w którym projekt uzyskuje szczegółową strukturę i jasne wytyczne realizacyjne. To w tym czasie opracowywane są kluczowe dokumenty i narzędzia, które będą służyć zespołom do prowadzenia prac zgodnie z założeniami inwestora i wymogami technicznymi. 

Brak precyzyjnego planu na tym etapie prowadzi do chaosu na budowie, narastania kosztów i konfliktów między uczestnikami projektu. Skuteczne planowanie umożliwia nie tylko kontrolę harmonogramu i kosztów, ale też zarządzanie ryzykiem i jakością, a w efekcie — osiągnięcie celu inwestycyjnego.

Wojciech Zdzieńkowski, CEO UNI-FORM

Kluczowe elementy fazy Planowania

Najważniejsze obszary fazy Planowania wymagają szczegółowej uwagi i precyzyjnego ustalenia, ponieważ to właśnie one gwarantują spójność i przewidywalność całego procesu inwestycyjnego.

  • Szczegółowe określenie zakresu prac (Scope Baseline). Zakres projektu jest kluczowym krokiem determinującym ramy realizacji inwestycji. Na tym etapie ustala się precyzyjny zakres prac, który obejmuje wszystkie czynności, dostawy oraz usługi niezbędne do osiągnięcia celów inwestycyjnych. Jednocześnie definiuje się granice wyłączeń, czyli elementów, które nie wchodzą w zakres projektu, co zapobiega rozmyciu odpowiedzialności i potencjalnym konfliktom. Dokumentacja określająca zakres (Scope Baseline) staje się fundamentem dla planowania, harmonogramowania oraz kontroli kosztów. Jej jasność i kompletność pozwalają na określenie wymagań technicznych, funkcjonalnych i jakościowych, co z kolei ułatwia komunikację między inwestorem, projektantami, wykonawcami oraz zespołami nadzoru. Proces ustalania zakresu wymaga ścisłej współpracy wszystkich stron zaangażowanych w projekt. Dzięki wspólnemu wypracowaniu porozumienia zakres staje się realistyczny, wykonalny i adekwatny do dostępnych zasobów oraz ograniczeń czasowych. Zdefiniowanie jasnego zakresu minimalizuje ryzyko powstawania zmian i roszczeń w kolejnych fazach inwestycji, umożliwiając płynne prowadzenie projektu zgodnie z założeniami. 
  • Struktura podziału pracy (WBS). Struktura podziału pracy, znana jako WBS (Work Breakdown Structure), to element planowania projektu, który pozwala przełożyć jego zakres na logicznie uporządkowane i łatwe do zarządzania jednostki. WBS dzieli inwestycję na hierarchicznie ułożone zadania, co umożliwia określenie odpowiedzialności, precyzyjne oszacowanie zasobów oraz monitorowanie postępu. Zaletą WBS jest rozbicie złożonych zadań na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części, co poprawia przejrzystość i kontrolę nad projektem. W kontekście inwestycji budowlanej WBS umożliwia wyodrębnienie poszczególnych etapów, zakresów branżowych oraz elementów dostaw, tworząc strukturę, która usprawnia koordynację i komunikację pomiędzy zespołami projektowymi, wykonawczymi i zarządczymi. WBS jest nie tylko narzędziem organizacyjnym, ale także podstawą dla dalszych procesów planistycznych takich jak harmonogramowanie, budżetowanie i zarządzanie ryzykiem. Precyzyjnie opracowana struktura podziału pracy pozwala identyfikować kamienie milowe, punkty krytyczne oraz potencjalne obszary konfliktów czy opóźnień. Tworzenie WBS wymaga zaangażowania wszystkich uczestników projektu, którzy wnoszą swoją wiedzę specjalistyczną i praktyczne doświadczenie. Wspólna praca nad WBS pozwala na zbudowanie wspólnego języka i zrozumienia, co minimalizuje ryzyko nieporozumień oraz ułatwia koordynację zadań na kolejnych etapach realizacji. 
  • Harmonogram projektu. Harmonogram stanowi podstawę zarządzania czasem w procesie realizacji inwestycji budowlanej. To narzędzie organizacyjne pozwala szczegółowo zaplanować kolejność i czas trwania poszczególnych zadań, uwzględniając ich wzajemne powiązania i zależności. Ważnym elementem jest identyfikacja ścieżki krytycznej — ciągu zadań, który bezpośrednio determinuje datę zakończenia całego projektu. Rozpoznanie tej ścieżki umożliwia ukierunkowanie nadzoru i alokacji zasobów na elementy decydujące o terminowości inwestycji. W praktyce harmonogram prezentowany jest w formie diagramu Gantta, który wizualizuje czas trwania poszczególnych zadań oraz ich wzajemne powiązania. Umożliwia to zespołowi projektowemu monitorowanie postępów i szybką identyfikację ewentualnych opóźnień lub konfliktów czasowych. Harmonogram musi być elastyczny i aktualizowany na bieżąco, aby reagować na zmiany w zakresie prac, dostępności zasobów czy niespodziewane ryzyka. Regularna weryfikacja i aktualizacja harmonogramu są kluczowe dla utrzymania kontroli nad procesem inwestycyjnym i minimalizowania ryzyka opóźnień. 
  • Budżet i planowanie kosztów (Cost Baseline). Planowanie kosztów jest kluczowym elementem zarządzania inwestycją, umożliwiającym kontrolę finansową w całym cyklu projektu. Cost Baseline to zatwierdzony budżet, który obejmuje przewidywane wydatki niezbędne do realizacji zakresu prac w określonym czasie. Proces tworzenia budżetu wymaga szczegółowego oszacowania kosztów wszystkich komponentów inwestycji – materiałów, robocizny, usług, wyposażenia oraz rezerw na ryzyka i nieprzewidziane zdarzenia. Budżet musi być oparty na wiarygodnych danych i odzwierciedlać realne warunki rynkowe, co pozwala na planowanie płatności i monitorowanie wydatków. Utrzymanie zgodności realizowanych kosztów z Cost Baseline umożliwia wykrywanie odchyleń i wdrażanie działań korekcyjnych, co jest niezbędne dla efektywnego zarządzania finansami projektu.  
  • Planowanie zasobów. Planowanie zasobów to proces określania potrzeb związanych z personelem, materiałami, sprzętem oraz usługami niezbędnymi do realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu. Ważnym elementem jest zapewnienie dostępności tych zasobów w odpowiednich momentach prac, co pozwala uniknąć przestojów i zakłóceń harmonogramu. Dokładne określenie wymagań pozwala na zapobieganie przestojom wynikającym z niedoboru materiałów lub niewystarczającej liczby osób wykonujących prace. W praktyce planowanie zasobów wymaga ścisłej współpracy pomiędzy zespołami projektowymi, inwestorskimi i wykonawczymi. Efektywne zarządzanie zasobami obejmuje także monitorowanie ich wykorzystania i wprowadzanie korekt w przypadku zmian warunków realizacji, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości i zgodności prac z harmonogramem i budżetem.  
  • Planowanie komunikacji. Planowanie komunikacji to proces określania sposobu przepływu informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu. Głównym celem jest zapewnienie, że potrzebne dane trafiają do odpowiednich osób we właściwym czasie, co umożliwia podejmowanie decyzji i koordynację działań. W tym procesie ustala się kanały komunikacji, częstotliwość raportowania oraz odpowiedzialność za przekazywanie informacji. Szczególna uwaga poświęcana jest przepływowi danych między zespołami projektowymi, wykonawczymi, inwestorskimi oraz interesariuszami zewnętrznymi. Efektywne planowanie komunikacji pozwala na szybką identyfikację problemów, minimalizację nieporozumień oraz utrzymanie przejrzystości w realizacji inwestycji. 
  • Planowanie zarządzania ryzykiem. Planowanie zarządzania ryzykiem obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń, ich ocenę oraz przygotowanie procedur umożliwiających ich monitorowanie i kontrolę. Planowanie ryzyka ma na celu zarządzanie zagrożeniami mogącymi oddziaływać na harmonogram, budżet, zakres i jakość. W ramach tego procesu ustala się metody wykrywania zagrożeń, sposób reagowania na nie oraz ścieżki eskalacji. Definiowane są także role i odpowiedzialności związane z zarządzaniem ryzykiem, co umożliwia sprawne koordynowanie działań w przypadku wystąpienia problemów. Dobrze przygotowane planowanie ryzyka pozwala zachować ciągłość realizacji oraz minimalizować skutki nieprzewidzianych zdarzeń.  
  • Planowanie jakości. Planowanie jakości obejmuje określenie wymagań i standardów, które muszą zostać spełnione w trakcie realizacji inwestycji. Proces ten definiuje kryteria oceny wykonanych prac, materiałów oraz zgodności z dokumentacją projektową i obowiązującymi normami. W ramach planowania jakości ustalane są procedury kontrolne, metody inspekcji oraz odpowiedzialności za monitorowanie jakości na każdym etapie projektu. Zapewnienie spójności między wymogami inwestora a praktycznymi działaniami na budowie umożliwia skuteczne wykrywanie i eliminowanie niezgodności. 
  • Planowanie zaangażowania interesariuszy. Planowanie zaangażowania interesariuszy polega na identyfikacji wszystkich stron mających wpływ na projekt oraz określeniu strategii ich współpracy i komunikacji. Celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu zaangażowania każdej ze stron, tak aby ich oczekiwania i potrzeby były uwzględnione w procesie realizacji inwestycji. Proces ten obejmuje analizę interesariuszy pod kątem ich roli, wpływu oraz zakresu odpowiedzialności, co pozwala na wypracowanie efektywnych kanałów komunikacji oraz mechanizmów współpracy. 
  • Planowanie zamówień i dostaw. Planowanie zamówień i dostaw obejmuje określenie zapotrzebowania na materiały i usługi niezbędne do realizacji projektu oraz ustalenie harmonogramu ich pozyskania. Kluczowe jest zapewnienie terminowego dostępu do tych zasobów, co pozwala uniknąć zakłóceń w przebiegu prac. W procesie tym definiuje się kryteria wyboru dostawców, terminy składania zamówień oraz mechanizmy monitorowania postępu dostaw w odniesieniu do harmonogramu realizacji. Uwzględniane są specyfika inwestycji, wymagania techniczne oraz aktualne warunki rynkowe, co umożliwia adekwatne reagowanie na potencjalne ryzyka logistyczne. 

Czy Twój plan inwestycyjny jest gotowy na realizację?

Zadaj nam pytania circle arrow Porozmawiajmy circle arrow

Wskazówki i wyzwania w fazie Planowania

Efektywność planowania zależy od precyzyjnego opracowania wszystkich elementów oraz aktywnego udziału wszystkich stron zaangażowanych w projekt. Ważne jest jasne określenie ról i zakresu odpowiedzialności oraz przejrzysta komunikacja, które pomagają ograniczyć błędy i opóźnienia. 

Proces wymaga także elastyczności, by w odpowiedzi na zmiany w projekcie i otoczeniu na bieżąco aktualizować harmonogram, budżet oraz plany zarządzania ryzykiem. Takie działanie umożliwia utrzymanie kontroli nad realizacją i minimalizuje wpływ nieprzewidzianych okoliczności.

Marcin Grzelec, Investment Management Director UNI-FORM

Metodyki i narzędzia wspierające planowanie

Planowanie projektu opiera się na metodykach zarządzania, takich jak PMI czy IPMA, które wprowadzają porządek i strukturę w proces definiowania zakresu, harmonogramu, budżetu oraz zarządzania ryzykiem. Metodyki te umożliwiają koordynację działań, monitorowanie postępów i zarządzanie zmianami w ramach projektu. 

Do wsparcia tych procesów wykorzystywane są narzędzia informatyczne, m.in. Microsoft Project, Primavera czy Jira. Systemy te pozwalają na tworzenie szczegółowych harmonogramów, planowanie zasobów oraz śledzenie realizacji poszczególnych zadań w czasie rzeczywistym, co ułatwia identyfikację i szybką reakcję na odchylenia od planu.

Od koncepcji do czynu

Faza planowania to moment, w którym rozpoznane wcześniej założenia inwestycyjne przyjmują kształt szczegółowego i kompleksowego programu realizacji. To etap, w którym definiuje się zakres prac, harmonogram, budżet oraz metody zarządzania zasobami, komunikacją i ryzykiem. Precyzyjne zaplanowanie każdego z tych elementów staje się warunkiem utrzymania kontroli nad przebiegiem projektu oraz minimalizowania zagrożeń związanych z opóźnieniami i przekroczeniami kosztów. 

Skuteczność planowania zależy od jasności wytycznych, systematycznego zaangażowania wszystkich uczestników procesu oraz elastyczności w dostosowywaniu się do zmieniających się okoliczności. To faza, która wyznacza ramy całego przedsięwzięcia, przygotowując inwestycję do realizacji w rzeczywistych warunkach. 

Wdrażanie przyjętych planów w praktyce rozpoczyna się w kolejnym etapie – fazie realizacji, gdzie nadzór nad postępem prac, kontrola jakości i zarządzanie ryzykiem pełnią istotną rolę w zapewnieniu powodzenia inwestycji.