W procesie inwestycyjnym, szczególnie w branży budowlanej, zrozumienie ról i obowiązków różnych uczestników projektu jest kluczowe dla jego sukcesu. Wielu Inwestorów boryka się z problemem niewłaściwego przygotowania zapytań ofertowych, co wynika z braku jasności na temat różnic między rolami takimi jak Inwestor Zastępczy, Project Management oraz Inżynier Kontraktu. Skutkuje to nie tylko błędami w procesie wyboru wykonawców, ale również potencjalnymi opóźnieniami, kolizjami i dodatkowymi kosztami, które pojawiają się na każdym z etapów. Zanim przejdziemy dalej skupmy się na moment na infografice poniżej:

Infografika, którą prezentujemy powyżej, pokazuje poszczególne etapy procesu budowlanego i wg. nas odpowiednio przypisuje poszczególne role na każdym z etapów. Jest to szczególnie istotne, ponieważ każdy z etapów procesu budowlanego nakłada na Inwestora określone obowiązki bez których inwestycja nie może być realizowana.

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

  • Jakie są kluczowe zadania i obowiązki Inwestora Zastępczego, Project Managementu i Inżyniera Kontraktu w procesie budowlanym?
  • Dlaczego właściwe zrozumienie i rozróżnienie tych ról jest niezbędne dla efektywności i ekonomiczności projektu budynku biurowego, mieszkalnego czy przemysłowego?
  • Która z usług, i kiedy, najlepiej wesprze Twoją inwestycję?

Definicje i Zakresy Obowiązków

Jak już pisaliśmy, punktem wyjścia podjęcia przez nas próby wyjaśnienia każdej z ról jest infografika powyżej. Zgodnie z nią można przyjąć definicję, że:

Inwestor Zastępczy – Jest to zespół doświadczonych menedżerów i inżynierów, który we współpracy z Inwestorem zarządza całym procesem inwestycyjnym od etapu planowania, przez realizację, aż po odbiór końcowy (i okres gwarancyjny). Inwestor Zastępczy przejmuje odpowiedzialność za zarządzanie projektem, co obejmuje:

Project Management

Etap I Wybór Projektanta – Przygotowanie do przetargu na wykonawcę dokumentacji projektowej: zebranie i analiza materiałów inwestora, opracowanie strategii, harmonogramu działań, planu zarządzania ryzykiem, oraz specyfikacji. Przygotowanie i przeprowadzenie przetargu, weryfikacja ofert, negocjacje i rekomendacje dla inwestora. Bieżące raportowanie i wsparcie na każdym etapie.

Etap II Nadzór nad Projektem – Nadzór nad realizacją projektów: monitorowanie zgodności prac z opisem inwestycji, analiza dokumentacji, doradztwo projektowe, oraz uzyskiwanie niezbędnych decyzji administracyjnych, w tym pozwolenia na budowę. Współpraca z lokalnymi władzami, bieżące wsparcie dla Projektanta i Inwestora.

Etap III Przetarg na Generalnego Wykonawcę (GW) – Przygotowanie materiałów przetargowych, warunków zamówienia, listy potencjalnych oferentów oraz projektu umowy. Organizacja przetargu i udział w negocjacjach, analiza ofert, rekomendacje dla Inwestora, bieżące wsparcie formalno-prawne oraz przygotowanie do rozpoczęcia robót budowlanych. Kompleksowe zarządzanie kosztami, jakością i komunikacją w projekcie.

tło

Inżynier Kontraktu (wraz z Wielobranżowym Nadzorem Inwestorskim)

Etap IV Realizacja – Zarządzanie realizacją robót budowlanych i nadzór inwestorski: reprezentowanie inwestora, bieżąca dokumentacja, przekazanie dokumentacji projektowej i placu budowy, cykliczne kontrole, organizacja narad koordynacyjnych, kontrola jakości robót, BHP, zgodność z projektem i harmonogramem, weryfikacja materiałów, próby techniczne, analiza robót dodatkowych, raportowanie postępów, organizacja odbioru końcowego, nadzór nad usuwaniem usterek, odbiór dokumentacji powykonawczej. Pełne wsparcie na każdym etapie inwestycji.

Etap V Zakończenie – Zakończenie inwestycji, zebranie i archiwizacja dokumentacji, przejęcie dokumentacji powykonawczej od Generalnego Wykonawcy, sporządzenie raportu końcowego oraz przekazanie kompletu dokumentacji Inwestorowi.

Kluczowe jest, naszym zdaniem, to, że wszystkie obowiązki wynikające z procesu budowlanego muszą być wykonane. Kwestia polega na tym, czy wykona je Inwestor, czy zdecyduje się na outsourcing zadań na zewnątrz. Jako praktycy rynku obserwujemy, że coraz częściej Inwestorzy decydują się na pełną usługę Inwestora Zastępczego, ograniczając tym samym koszty związane z budowaniem wykwalifikowanych zespołów wewnątrz organizacji. Niemniej jednak Inwestorzy wciąż mają możliwość skorzystania z każdej z tych usług osobno, decydując się wyłącznie na Project Management, Inżyniera Kontraktu lub Wielobranżowy Nadzór Inwestorski. Jak zatem wybrać odpowiednią usługę?

Jak wybrać odpowiednią usługę?

Wybór odpowiedniej usługi w procesie inwestycyjnym jest kluczowy dla osiągnięcia sukcesu zamierzeń inwestycyjnych. Każda z trzech usług – Inwestor Zastępczy, Project Management i Inżynier Kontraktu – ma swoje konkretne zadania i zastosowania, które odpowiadają różnym potrzebom Inwestorów. Poniżej przedstawiamy wskazówki, które według nas, pomogą Inwestorom podjąć właściwą decyzję.

Kiedy zdecydować się na pełną obsługę Inwestora Zastępczego?

Inwestor Zastępczy to kompleksowe rozwiązanie, które obejmuje zarządzanie całym procesem inwestycyjnym od etapu planowania aż do zakończenia budowy i odbioru końcowego. Wybór tej usługi może być odpowiedni, gdy:

  • Inwestorzy nie mają wewnętrznego zespołu zarządzającego projektami budowlanymi, mogą skorzystać z pełnej obsługi Inwestora Zastępczego, aby uniknąć konieczności budowania takiego zespołu od podstaw.
  • Duże i skomplikowane projekty budowlane (np. projekty hal magazynowo-produkcyjnych oraz projekty budynków usługowo-mieszkalnych) wymagają szczegółowego nadzoru i koordynacji wielu uczestników procesu inwestycyjnego, co sprawia, że pełna obsługa Inwestora Zastępczego jest korzystna.
  • Inwestorzy chcą zminimalizować ryzyko błędów, opóźnień, kolizji między wykonawcami różnych usług i problemów jakościowych
  • Inwestorzy realizują kilka projektów i chcą zaoszczędzić czas i budżety, unikając typowych problemów jakie pojawiają się w procesie budowlanym, optymalizując tym samym zadania.

Kiedy wystarczy Project Management?

Project Management to usługa skoncentrowana na zarządzaniu procesem inwestycyjnym od etapu wyboru projektanta do etapu przetargu na generalnego wykonawcę. Jest to idealne rozwiązanie, gdy:

  • Inwestorzy potrzebują wsparcia głównie w początkowych etapach inwestycji, takich jak projektowanie, przygotowanie dokumentacji i organizacja przetargu na generalnego wykonawcę.
  • Inwestorzy posiadają wewnętrzny zespół, który może zarządzać dalszymi etapami realizacji projektu po wyłonieniu generalnego wykonawcy.
  • Inwestorzy realizują mniejsze projekty budowlane, które nie wymagają obsługi pełnego procesu budowlanego, korzystając z Project Management uzyskują profesjonalne wsparcie w krytycznych wczesnych etapach inwestycji.

W jakich przypadkach skorzystać z usług Inżyniera Kontraktu?

Inżynier kontraktu koncentruje się na zarządzaniu realizacją inwestycji wraz z Wielobranżowym Nadzorem Inwestorskim. Wybór tej usługi jest odpowiedni, gdy:

  • Inwestorzy potrzebują specjalistycznego nadzoru nad wykonaniem robót budowlanych, aby zapewnić zgodność z projektem, jakość wykonania i przestrzeganie przepisów BHP.
  • Inwestorzy nie posiadają wewnętrznych działów, które zarządzają dalszymi etapami realizacji projektu po wyłonieniu generalnego wykonawcy.
  • Projekty wymagają częstych zmian i modyfikacji w trakcie realizacji
  • Inwestorzy chcą zapewnić najwyższą jakość wykonania robót oraz terminowość realizacji projektu
  • Inwestycje budowlane wymagają koordynacji wielu branż i uczestników procesu budowlanego

Podsumowanie

Wierzymy, że przedstawiony przez nas w artykule obraz ról na poszczególnych etapach procesu budowlanego pomogą w zrozumieniu i właściwym wyborze odpowiedniej i potrzebnej usługi.. Odpowiednie delegowanie obowiązków i wykorzystanie zewnętrznych usług może znacząco przyczynić się do optymalizacji kosztów i zwiększenia efektywności projektu. Warto zapamiętać, że:

Inwestor Zastępczy to usługa świadczona przez zespół ekspertów, w skład której wchodzi project management i inżynier kontraktu (wraz z wielobranżowym nadzorem inwestorskim). Widać, że usługa pozwala zarządzać w jednym miejscu całym procesem budowlanym, od planowania po odbiór końcowy, zapewniając płynność i zgodność działań z prawem oraz standardami bezpieczeństwa.

Project Management jeśli inwestor zdecyduje się na wsparcie na etapie I i/lub II usługa ta obejmuje wybór Biura Projektowego, nadzór nad projektem oraz wybór Generalnego Wykonawcy i zarządzanie ryzykiem na każdym etapie.

Inżynier Kontraktu jest usługą świadczoną na etapie realizacji inwestycji i wraz z wielobranżowym nadzorem inwestorskim kontroluje jakość i terminowość realizacji robót budowlanych.

Mamy doświadczenie, że sukces projektu budowlanego zależy od ścisłej współpracy między wszystkimi uczestnikami procesu, a także od jasności i precyzji w definiowaniu zakresu ich obowiązków. Według nas wiedza ta jest niezbędna dla każdego Inwestora pragnącego osiągnąć sukces w branży budowlanej, a przyjęcie spójnej definicji i standaryzacji usług na rynku budowlanym jest niezbędny do tego, aby dostarczać Inwestorom tylko potrzebne i odpowiednie usługi na najwyższym poziomie.

Zachęcamy do zapoznania się z pełnym zakresem czynności Inwestora Zastępczego UNI-FORM.