Propozycje optymalizacyjne wykonawców pojawiają się dziś w większości dużych postępowań na roboty budowlane. Rzadko jednak stoi za nimi sformalizowana metodyka, a jeszcze rzadziej przemyślane ramy prawne po stronie zamawiającego. O tym, czy inżynieria wartości przyniesie oszczędności, czy spór, decyduje moment i sposób jej włączenia do procesu inwestycyjnego. Metodyka inżynierii wartości pozostaje taka sama zarówno w zamówieniach publicznych, jak i inwestycjach prywatnych, natomiast odmienne są ramy prawne jej stosowania.

Czym value engineering (inżynieria wartości) jest, a czym nie jest

W polskiej praktyce value engineering (inżynieria wartości, VE) bywa utożsamiane z poszukiwaniem tańszych zamienników materiałowych po podpisaniu umowy. Takie rozumienie jest podwójnie mylne. Po pierwsze redukuje metodykę do jednej z jej technik. Po drugie lokuje ją w momencie, w którym potencjał oszczędności jest już najmniejszy, a ryzyko sporu największe.

Zgodnie ze standardem SAVE International (Value Methodology Standard) inżynieria wartości to ustrukturyzowany proces zespołowy oparty na analizie funkcji [1]. Punktem wyjścia nie jest pytanie „co można kupić taniej”, lecz „jaką funkcję pełni dany element i jakim kosztem można tę funkcję zapewnić”. Wartość rozumiana jest jako relacja funkcji do kosztu jej dostarczenia. Praca przebiega według sformalizowanego planu (Job Plan): od fazy informacyjnej i analizy funkcji, przez fazę kreatywną i ocenę pomysłów, po rozwinięcie wybranych rozwiązań i ich prezentację decydentom.

Brytyjskie wytyczne RICS (Value management and value engineering) rozróżniają dodatkowo zarządzanie wartością (value management), obejmujące definiowanie celów inwestycji, od inżynierii wartości, czyli pracy nad konkretnymi rozwiązaniami technicznymi [2]. Wytyczne mapują oba podejścia na kolejne etapy projektu według RIBA Plan of Work i prowadzą do jednoznacznego wniosku: im wcześniej, tym większy potencjał.

Z tej perspektywy propozycja zamiany materiału elewacyjnego na tańszy, złożona w trakcie realizacji i oceniana wyłącznie przez pryzmat ceny, nie jest inżynierią wartości. Jest cięciem kosztów, które metodyka VE wprost odróżnia od optymalizacji wartości. Cięcie kosztów redukuje nakład, godząc się na utratę funkcji lub jakości. Inżynieria wartości utrzymuje albo poprawia funkcję przy niższym koszcie cyklu życia obiektu.

Potencjał ekonomiczny inżynierii wartości

Najlepiej udokumentowanym programem VE w inwestycjach publicznych jest program amerykańskiej Federal Highway Administration, w którym analiza wartości jest obowiązkowa dla największych projektów drogowych finansowanych ze środków federalnych (o koszcie całkowitym od 50 mln USD, a w przypadku obiektów mostowych od 40 mln USD, zgodnie z 23 CFR część 627) [3]. Wieloletnie raporty FHWA pokazują powtarzalne, mierzalne oszczędności, przy koszcie samych analiz stanowiącym ułamek uzyskiwanych efektów. W roku budżetowym 2022 koszt 373 przeprowadzonych studiów analizy wartości wyniósł 16,4 mln USD, a wartość zatwierdzonych rekomendacji przekroczyła 1,3 mld USD. Polskie doświadczenia i możliwości przeniesienia tego modelu omawia w literaturze B. Zamara [7].

Dane z rynku polskiego są skromniejsze, ale spójne z doświadczeniami zagranicznymi. Praktycy wskazują, że analiza VE uruchomione na zlecenie inwestora na wczesnym etapie projektu może przynieść oszczędności rzędu kilkunastu procent wartości inwestycji, choć ich rzeczywista skala zależy od rodzaju przedsięwzięcia, stopnia zaawansowania projektu oraz przyjętych rozwiązań technicznych. Gdy analiza rozpoczyna się dopiero po wyborze wykonawcy i zawarciu umowy, potencjał uzyskania oszczędności jest z reguły mniejszy, a wskazywane w praktyce efekty często mieszczą się w przedziale około 3–7% [11]. Mechanizm tej różnicy opisuje krzywa potencjału oszczędności w cyklu inwestycji [8]: z każdą kolejną decyzją (lokalizacja, geometria obiektu, konstrukcja, technologia) maleje pole manewru, a rośnie koszt wprowadzenia zmiany.
Z punktu widzenia zamawiającego prowadzi to do praktycznego wniosku.

Jeżeli pierwszą okazją do rozmowy o optymalizacji ma być propozycja wykonawcy złożona po podpisaniu umowy, inwestor rezygnuje z większości potencjału metody i jednocześnie pozostawia inicjatywę optymalizacyjną stronie, która ma własny interes ekonomiczny w proponowanym rozwiązaniu.

mgr inż. Malwina Ćwikła – kierownik projektów inwestycyjnych, UNI-FORM; wcześniej koordynator projektów po stronie generalnego wykonawcy; specjalizacja: przygotowanie i realizacja inwestycji przemysłowych i handlowych

Inżynieria wartości przed podpisaniem umowy

W zamówieniach publicznych naturalnym nośnikiem rozwiązań alternatywnych na etapie postępowania jest oferta wariantowa, uregulowana w art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych [6]. Zamawiający może dopuścić albo wymagać jej złożenia, przy czym decyzja musi zapaść już w ogłoszeniu o zamówieniu, a gdy ogłoszenie nie było wymagane, w dokumentach zamówienia. Porównywalność ofert zapewniają dwa obowiązkowe elementy: minimalne wymagania dla wariantu oraz kryteria oceny skonstruowane tak, aby dały się zastosować zarówno do oferty podstawowej, jak i wariantowej. Oferta wariantowa złożona bez uprzedniego dopuszczenia podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp. Natomiast jeżeli zamawiający wymagał złożenia oferty wariantowej lub określił minimalne wymagania dla wariantu, ich niespełnienie może skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 15 Pzp.

W praktyce instytucja ta jest wykorzystywana rzadko, ponieważ wymaga od zamawiającego realnej pracy na etapie przygotowania postępowania: opisania przedmiotu zamówienia przez funkcje i parametry, a nie przez jedno konkretne rozwiązanie, oraz zaprojektowania kryteriów zdolnych porównać rozwiązania różne technicznie. W praktyce odpowiada to analizie funkcji stanowiącej podstawowy element metodyki VE. Zamawiający, który ją wykona, otrzymuje w postępowaniu nie tylko ceny, lecz także wiedzę techniczną oferentów. Ocena o rzadkim stosowaniu ofert wariantowych opiera się na obserwacji praktyki: instytucja ta nie jest przedmiotem odrębnej sprawozdawczości Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Drugim kierunkiem jest wcześniejsze włączenie kompetencji wykonawczych do procesu projektowego. Dojrzałym przykładem jest amerykańska formuła GC/CM, w której zamawiający publiczny angażuje wykonawcę już na etapie projektowania do wyceny, analiz wykonalności i analiz wartości, a następnie negocjuje maksymalny dopuszczalny koszt robót (Maximum Allowable Construction Cost – MACC, odpowiednik ceny maksymalnej) [9]. W warunkach polskich zbliżoną przestrzeń tworzą formuła „zaprojektuj i wybuduj” oraz dialog konkurencyjny, pod warunkiem świadomego zaplanowania w nich miejsca na analizę wartości i na rozstrzygnięcie, kto ponosi jej koszt.

Granice tego reżimu wyznaczają zasady równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Rozwiązanie zaproponowane przez jednego z oferentów nie może w sposób niekontrolowany zmienić warunków gry dla pozostałych. Stąd znaczenie minimalnych wymagań: to one oddzielają wariant dopuszczalny od oferty nieporównywalnej.

Inżynieria wartości po podpisaniu umowy

Po zawarciu umowy zmieniają się i podstawa prawna, i ekonomia rozmowy. Najbardziej znaną kontraktową podstawą VE na tym etapie jest Subklauzula 13.2 Warunków Kontraktowych FIDIC [5]. Wykonawca może w każdym czasie złożyć pisemną propozycję, która w jego ocenie przyspieszy realizację, obniży koszt wykonania, utrzymania lub eksploatacji obiektu, poprawi jego efektywność albo w inny sposób przyniesie korzyść zamawiającemu. Propozycję przygotowuje na własny koszt. Warunki Kontraktowe dla Budowy FIDIC w edycji 1999 przewidywały w Warunkach Ogólnych mechanizm podziału korzyści: wynagrodzenie wykonawcy w wysokości 50% różnicy między redukcją wartości kontraktu a ewentualnym obniżeniem wartości dla zamawiającego. Mechanizm ten był charakterystyczny dla Warunków Kontraktowych dla Budowy; w wydanych w tym samym roku warunkach dla urządzeń oraz projektowania i budowy, a także w warunkach dla realizacji pod klucz, Subklauzula 13.2 nie przewidywała wynagrodzenia dla wykonawcy. Szczegółowe zasady podziału mogły zostać zmodyfikowane w Warunkach Szczególnych kontraktu . W edycji 2017 sposób podziału korzyści pozostawiono do uregulowania w Warunkach Szczególnych, co wymaga świadomego określenia tego mechanizmu już na etapie przygotowania kontraktu. Warunki Ogólne z 2017 r. nakazują przy tym Inżynierowi jedynie uwzględnić uzgodniony podział przy wycenie zmiany, co czyni precyzję zapisu w Warunkach Szczególnych tym istotniejszą.

Rozbudowaną wersją tego mechanizmu jest amerykański VECP (Value Engineering Change Proposal), opisany w rządowym podręczniku SD-24 [4]. Instytucjonalnie oba rozwiązania różnią się jednak istotnie: podstawę VECP tworzą powszechnie obowiązujące przepisy federalne o zamówieniach (FAR Część 48 wraz z klauzulami 52.248-1 i 52.248-3), a SD-24 pozostaje wyłącznie poradnikiem metodycznym; Subklauzula 13.2 jest natomiast postanowieniem wzorca umownego, stosowanym dobrowolnie. Odmienne są także proporcje podziału: w federalnych kontraktach budowlanych o cenie stałej wykonawcy przypada 55% oszczędności netto. Mechanizm ten opiera się na tej samej zasadzie ekonomicznej: wykonawca dzieli się z zamawiającym uzyskanymi oszczędnościami według z góry określonych reguł, dzięki czemu ujawnianie potencjału optymalizacji staje się dla niego bardziej opłacalne niż jego zachowanie wyłącznie na własny użytek Doświadczenia te pokazują, że propozycje optymalizacyjne pojawiają się najczęściej wtedy, gdy umowa przewiduje przejrzysty mechanizm podziału korzyści między stronami.

W polskich zamówieniach publicznych ten reżim zderza się z art. 454-455 Pzp, które ograniczają dopuszczalność zmian zawartej umowy [6]. Propozycja optymalizacyjna wykonawcy co do zasady prowadzi do zmiany umowy, dlatego wymaga podstawy prawnej przewidzianej w Pzp, najczęściej odpowiednio skonstruowanej klauzuli przeglądowej z art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp. Praktyka i orzecznictwo wskazują zgodnie, że ogólnikowy zapis o dopuszczalności „robót zamiennych” nie spełnia wymogów tego przepisu. Klauzula musi określać rodzaj i zakres możliwych zmian oraz warunki ich wprowadzenia na tyle precyzyjnie, by nie przyznawać stronom nieograniczonej swobody. Dla drobniejszych modyfikacji zastosowanie może znaleźć również art. 455 ust. 2 Pzp, dopuszczający zmiany o łącznej wartości niższej niż progi unijne i zarazem niższej niż 15% wartości pierwotnej umowy na roboty budowlane, o ile nie zmieniają one ogólnego charakteru umowy. W praktyce przywołany artykuł może stanowić podstawę wprowadzania pojedynczych rozwiązań zamiennych, gdy klauzuli przeglądowej nie ma albo jest wadliwa. Zamawiający, który chce po podpisaniu umowy korzystać z propozycji VE w pełnej skali, musi jednak zaprojektować odpowiednią klauzulę już na etapie przygotowania postępowania. Później jest na to za późno.

Inżynieria wartości w inwestycjach prywatnych

Inwestora prywatnego opisane wyżej ograniczenia ustawowe nie wiążą. Zasada swobody umów pozwala przenieść do kontraktu z generalnym wykonawcą zarówno tryb zgłaszania propozycji optymalizacyjnych, jak i dowolnie ukształtowany podział korzyści, bez gorsetu art. 455 Pzp. Paradoks polega na tym, że rynek prywatny korzysta z tej swobody rzadziej, niż mógłby: mechanizmy VE trafiają do umów głównie tam, gdzie strony znają je z kontraktów FIDIC. Tymczasem wszystkie elementy tej układanki, od analizy funkcji po klauzulę podziału oszczędności, dają się zastosować w zwykłej umowie o roboty budowlane.

Jak to wygląda w praktyce, pokazuje typowa rozbudowa zakładu produkcyjnego. Na etapie planu inwestycyjnego analiza funkcji dotyczy samego programu: które powierzchnie muszą powstać teraz, a które wystarczy zabezpieczyć jako rezerwę terenu i przyłączy; czy hala wymaga suwnicy o pełnym udźwigu na całej długości, czy tylko w strefie montażu; czy magazyn wysokiego składowania jest funkcją zakładu, czy usługą, którą można kupić. Są to decyzje o największym potencjale wpływu na koszt całej inwestycji, podejmowane jeszcze na etapie, na którym koszt wprowadzenia zmian pozostaje relatywnie niski.

Na etapie projektu przedmiotem analizy stają się rozwiązania techniczne: siatka słupów pod przyszłe zmiany linii technologicznych, klasa i zbrojenie posadzki dopasowane do rzeczywistych obciążeń poszczególnych stref zamiast jednego parametru dla całej hali, standard instalacji zróżnicowany między częścią produkcyjną a socjalną, dobór źródeł ciepła i odzysku energii liczony kosztem cyklu życia, a nie samym nakładem. Korzyść przynosi połączenie wiedzy projektowej z doświadczeniem wykonawczym i znajomością bieżących kosztów realizacji oraz eksploatacji obiektu, ponieważ projektant optymalizuje zwykle pod niezawodność i odpowiedzialność zawodową, a nie pod koszt całkowity.

W przetargu na generalnego wykonawcę inwestor prywatny może wprost zaprosić oferentów do zgłaszania optymalizacji w wydzielonej pozycji oferty, z wyceną i opisem skutków każdej propozycji. Porównywalność ofert zapewnia ten sam zabieg, który w zamówieniach publicznych wymusza art. 92 Pzp: zdefiniowane minimalne wymagania i wspólne kryteria oceny. Propozycje optymalizacyjne pokazują przy okazji rzeczywiste kompetencje inżynierskie oferentów, co bywa dla wyboru wykonawcy informacją cenniejszą niż sama różnica cen.

Po podpisaniu umowy działa mechanizm analogiczny do Subklauzuli 13.2 FIDIC: umowny tryb zgłaszania propozycji z kompletem dokumentów równoważności, ocena po stronie inwestora w określonym terminie oraz ustalony z góry podział korzyści. Ocena propozycji wymaga przy tym kompetencji technicznych i kosztowych niezależnych od wykonawcy; w praktyce tę funkcję pełni inspektor nadzoru inwestorskiego, inżynier kontraktu lub inwestor zastępczy, dysponujący własnym rozeznaniem cen i technologii.

Granice stosowania inżynierii wartości – doświadczenia Grenfell Tower

Metoda ma także swoją przestrogę. Raport końcowy publicznego śledztwa w sprawie pożaru wieżowca Grenfell Tower w Londynie (Grenfell Tower Inquiry, faza 2, wrzesień 2024) analizował m.in. decyzje o zamianach materiałowych motywowanych względami kosztowymi, które uczestnicy procesu określali mianem „value engineering”, mimo że nie odpowiadały one metodyce VE rozumianej jako analiza funkcji i wartości. [10]. Raport określił posługiwanie się w tym projekcie pojęciem „value engineering” wprost jako eufemizm obniżania kosztów (tom 4, par. 53.8). Na to samo ryzyko zwracała uwagę brytyjska prasa branżowa [12].

Wniosek nie brzmi „VE jest niebezpieczne”. Brzmi: propozycja zmiany oceniana wyłącznie przez pryzmat oszczędności nie jest inżynierią wartości, niezależnie od tego, jak zostanie nazwana.

Sebastian Stankowski – investment project manager UNI-FORM


Dla zamawiającego wynikają z tego trzy zasady. Po pierwsze, każda propozycja wykonawcy wymaga niezależnej oceny technicznej po stronie inwestora, ponieważ autor propozycji pozostaje w naturalnym konflikcie interesów. Po drugie, ocena obejmuje koszt cyklu życia, nie tylko nakład inwestycyjny: zamiennik tańszy w budowie bywa droższy w eksploatacji. Po trzecie, równoważność rozwiązania musi być potwierdzona dokumentami (aprobaty, badania, obliczenia), a wpływ zmiany na gwarancje, harmonogram i ubezpieczenia opisany przed decyzją, nie po niej.

Wnioski dla praktyki zamawiającego

Inżynieria wartości działa na rzecz zamawiającego wtedy, gdy zamawiający zaprojektuje dla niej miejsce. W praktyce oznacza to pięć decyzji:

  1. moment włączenia VE ustalony na etapie planowania inwestycji, z uwzględnieniem malejącego potencjału oszczędności w kolejnych fazach;
  2. w postępowaniach publicznych świadome wykorzystanie oferty wariantowej z art. 92 Pzp, a w inwestycjach prywatnych analogiczne zaproszenie do wariantów wpisane w zapytanie ofertowe, w obu przypadkach z przygotowanymi minimalnymi wymaganiami i kryteriami oceny;
  3. klauzula umowna regulująca propozycje optymalizacyjne wykonawcy: tryb zgłaszania, terminy, zakres wymaganej dokumentacji oraz to, kto i według jakich kryteriów ocenia;
  4. mechanizm podziału korzyści wzorowany na Subklauzuli 13.2 FIDIC (w edycji 2017 wymagający uregulowania w warunkach szczególnych), dający wykonawcy ekonomiczny powód do ujawniania rezerw;
  5. niezależna ocena techniczna i finansowa każdej propozycji po stronie inwestora, obejmująca koszt cyklu życia oraz wpływ na gwarancje i harmonogram.

Tak ustawiony proces zamienia value engineering z pola sporu w narzędzie łączące interesy obu stron kontraktu: wykonawca zarabia na pomysłach, a zamawiający płaci mniej za tę samą funkcję obiektu.

Źródła

[1] SAVE International, Value Methodology Standard.
[2] RICS, Value management and value engineering, 1st edition (styczeń 2017; od września 2024 wydawane jako RICS practice information).
[3] Federal Highway Administration (USA), Value Engineering Program, www.fhwa.dot.gov/ve oraz 23 CFR część 627.
[4] Department of Defense (USA), SD-24 Value Engineering: A Guidebook of Best Practices and Tools, luty 2025. Podstawa prawna VECP: FAR Część 48 (48 CFR), klauzule 52.248-1 i 52.248-3.
[5] FIDIC, Warunki Kontraktowe dla Budowy (Red Book), edycja 1999 oraz edycja 2017, Subklauzula 13.2 [Value Engineering].
[6] Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych: art. 92, art. 226 ust. 1 pkt 5 i 15, art. 454-455.
[7] B. Zamara, Inżynieria Wartości jako metoda stymulacji innowacji w inwestycjach publicznych.
[8] L. Janusz, Inżynieria wartości: od teorii do praktyki, Warszawa 2012.
[9] Capital Projects Advisory Review Board (stan Waszyngton), General Contractor/Construction Manager Best Practices Manual, kwiecień 2025.
[10] Grenfell Tower Inquiry, Phase 2 Report, wrzesień 2024, tom 4, rozdz. 53 i 55.
[11] A. Bagnowski, Value engineering (opracowanie praktyczne), MOBIUS, mobius.biz.pl.
[12] RIBA Journal, Value engineering has to add up, T. Taylor, 25 lipca 2017.